Mecanismos de control




Nuestro Metro cuenta con mecanismos de control que incluyen un sistema de control organizacional (Sistema de Control Interno), con la Revisoría Fiscal y con la Contraloría Municipal.

El Sistema de Control Interno está integrado por la estructura de la organización, los planes, los métodos, los principios, las normas, los procedimientos y los mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la alta gerencia para el logro de los objetivos de la Empresa.

Este sistema garantiza razonablemente:

Eficacia, eficiencia y economía en las operaciones
Protección y aseguramiento de los recursos
Confiabilidad y oportunidad en la información
Mejoramiento permanente de la gestión a través de mecanismos de seguimiento y evaluación.
Cumplimiento de la legislación y la regulación de las políticas, normas y procedimientos internos.
En el Metro, el Sistema de Control Interno se compone de cinco aspectos básicos:

Ambiente de control. Representa la forma de ser y operar de la organización, caracterizada por la actitud y compromiso de la alta dirección con el Sistema de Control Interno. Son las pautas de comportamiento para que las actuaciones de los servidores públicos en la Empresa sean consecuentes con los valores establecidos.
El ambiente de control lo conforman, entre otros: misión, visión, plan estratégico, planes de acción, modelo de gestión integral, operación por procesos, principios y valores corporativos.
Administración de riesgos. Es un proceso permanente e interactivo en el que la Empresa, en coordinación con Asesoría en Gestión, evalúa continuamente aspectos internos y externos, que pueden llegar a representar amenazas para el logro de los objetivos organizacionales.
Es la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos asociados con una determinada actividad o proceso, o con la Empresa en general, con el fin de prepararla para minimizar pérdidas y maximizar sus ventajas.

Operacionalización de los elementos o actividades de control. Es la forma en que se articulan e interrelacionan el esquema organizacional con la planeación, los procesos y los procedimientos, el desarrollo del talento humano, los sistemas de información, la democratización de la administración pública y los mecanismos de verificación y evaluación.
Está compuesto por la estructura organizacional, los planes, programas, proyectos, procesos básicos y de apoyo, los sistemas de información integrado, el contable y el presupuestal.

Documentación. Consiste en tener la memoria institucional documentada, permitiendo que los cambios en la administración no causen desviaciones y traumatismos a la futura gestión.
La formalización y documentación implica que los procesos y procedimientos son aprobados por la alta dirección y puestos en conocimiento de las personas que los deben ejecutar.

Comprende los manuales de funciones, procesos y procedimientos y su adecuada difusión y la documentación de la normatividad. En el Metro, el soporte fundamental para la documentación se encuentra en las Normas NTC-ISO 9001:2000.

Retroalimentación o monitoreo. Tiene que ver con la efectividad de la comunicación en la Empresa y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno, ésta busca generar, internamente, una cultura de autocontrol que permita mejorar la gestión y resultados de la misma.
En la Empresa se han diseñado mecanismos motores de gestión que permiten corregir, encausar o motivar comportamientos estructurales como resultado de las autoevaluaciones o evaluaciones hechas por los entes de control.


Esta fase se compone por el Comité Coordinador de Control Interno, por los planes de mejoramiento y el seguimiento a los mismos.
Los mecanismos de control se componen básicamente por las auditorías y estudios, evaluación de la satisfacción de los clientes, evaluación del desempeño, evaluación de competencias, evaluación de clima organizacional, seguimiento al plan de desarrollo, seguimiento a los indicadores de gestión, seguimiento a la ejecución presupuestal, seguimiento a los planes de mejoramiento, seguimiento a la contratación, al control financiero y al control informático, entre otros.